AI-bruk og AI Act-erklæring

1. Klassifisering: høyrisiko-system

AI-systemer brukt i rekruttering — herunder vurdering av kandidater og automatiserte referansesamtaler — er klassifisert som høyrisiko etter AI Act Vedlegg III, punkt 4(a). Vi har derfor særskilte forpliktelser knyttet til:

• Risiko- og kvalitetsstyring (art. 9, 17)
• Datasett-styring og bias-overvåking (art. 10)
• Teknisk dokumentasjon og loggføring (art. 11–12)
• Transparens og informasjon til brukere (art. 13)
• Menneskelig tilsyn (art. 14)
• Robusthet, nøyaktighet og cybersikkerhet (art. 15)

2. Hvor brukes AI i Referansio?

2.1 AI-stemmesamtaler (kun Premium AI-plan)

• Leverandør: Bland.ai (USA, SCC 2021/914 — se DPA Vedlegg B).
• Funksjon: AI-agent ringer referent, stiller forhåndsdefinerte spørsmål, spiller inn samtalen og lager transkript + sammendrag.
• Modeller: Bland.ai bruker store språkmodeller (LLM) for samtaleflyt og taletranskripsjon. Vi har ikke trent egne modeller.
• Varsel ved samtalestart: Referent får tydelig beskjed om at samtalen utføres av en AI-agent og spilles inn. Samtalen avsluttes umiddelbart hvis referent ikke samtykker.

2.2 AI-generert sammendrag av svar

• Sammendrag og oversettelse av referansesvar genereres med Lovable AI Gateway (Google Gemini / OpenAI) — kun strukturerte tekstsvar, aldri rå PII utenfor EU.
• Sammendraget er en hjelp til vurdering, ikke en automatisert ansettelsesbeslutning.

3. Ingen automatisert ansettelsesbeslutning

Referansio tar ingen automatiserte avgjørelser som har rettsvirkning eller på tilsvarende måte i betydelig grad påvirker kandidaten (GDPR art. 22). Alle ansettelsesbeslutninger fattes av rekrutterer (mennesket-i-løkken).

4. Menneskelig tilsyn (AI Act art. 14)

• Rekrutterer leser og verifiserer alle AI-genererte sammendrag før bruk.
• Rekrutterer kan når som helst overstyre eller forkaste AI-resultatet og bruke manuelle/skriftlige svar i stedet.
• Referent kan be om at samtalen gjennomføres med et menneske i stedet for AI — kontakt referansio@webviking.no.
• Kandidat har rett til å motsette seg AI-stemmesamtaler og kreve manuell referansesjekk (skriftlig spørreskjema).

5. Transparens og logging

• Alle AI-stemmesamtaler logges (call ID, varighet, status) i 12 måneder.
• Lydopptak slettes etter 60 dager (med 7-dagers varsling).
• Transkripter og sammendrag oppbevares så lenge tilhørende kandidatdata.
• Audit-logger og bias-overvåking er tilgjengelig for Datatilsynet på forespørsel.

6. Dine rettigheter

• Rett til informasjon om at du interagerer med en AI (AI Act art. 50).
• Rett til å reservere seg mot AI-samtaler.
• Rett til menneskelig vurdering av enhver AI-generert konklusjon (GDPR art. 22).
• Rett til forklaring av hvilke faktorer som påvirket sammendraget.
• Rett til klage til Datatilsynet eller fremtidig norsk AI-tilsynsmyndighet.

7. Konsekvensutredning (DPIA + FRIA)

Vi har gjennomført en personvernkonsekvensutredning (DPIA, GDPR art. 35) for AI-stemme­ samtaler. Når AI Act art. 27 (Fundamental Rights Impact Assessment) trer i kraft for våre kunder (offentlige organer / store private), bistår vi med dokumentasjon. Sammendrag tilgjengelig på forespørsel til referansio@webviking.no.

8. Forbudte bruksområder

Vi bruker ikke AI til:

• Følelsesgjenkjenning på arbeidsplassen (forbudt etter AI Act art. 5(1)(f)).
• Biometrisk kategorisering basert på sensitive attributter (art. 5(1)(g)).
• Sosial scoring (art. 5(1)(c)).
• Profilering for diskriminerende formål.

9. Endringer

Vesentlige endringer i AI-bruk varsles minst 30 dager i forveien. Eksisterende brukere må akseptere oppdatert versjon før fortsatt bruk av AI-funksjoner. Se også Personvernerklæringen og Databehandleravtalen.