Bakgrunnssjekk av ansatte — hva har arbeidsgiver lov til?
Kontrolladgangen er langt smalere etter ansettelsen enn før. Her er hva som kreves for at en kontroll skal være lovlig.
Bakgrunnssjekk av ansatte reiser et annet spørsmål enn kontroll av jobbsøkere: den ansatte er allerede i et avhengighetsforhold, og samtykke veier derfor mindre. Kontrollen må ha et saklig formål knyttet til arbeidsforholdet, den skal være forholdsmessig, og den ansatte skal informeres og få uttale seg. Denne siden går gjennom når kontroll er lovlig, når den ikke er, og hva som skal dokumenteres.
Når er kontroll av en ansatt lovlig?
Tre vilkår må være oppfylt samtidig: kontrollen har et saklig formål i virksomheten, den er forholdsmessig — altså ikke mer inngripende enn nødvendig — og den ansatte er informert på forhånd.
Arbeidsmiljøloven kapittel 9 setter rammene for kontrolltiltak, og krever i tillegg drøfting med tillitsvalgte før tiltaket innføres. Et kontrolltiltak som innføres i det stille er som regel ulovlig, uansett hvor godt begrunnet det er.
- Saklig formål knyttet til arbeidsforholdet, ikke nysgjerrighet
- Forholdsmessighet: minst mulig inngripen som løser behovet
- Informasjon til den ansatte før kontrollen gjennomføres
- Drøfting med tillitsvalgte før nye kontrolltiltak innføres
- Dokumentert grunnlag og en konkret slettefrist
Fornyet politiattest og sertifiseringer
I stillinger der loven krever politiattest ved ansettelse, kan fornyet attest kreves når loven gir hjemmel for det — for eksempel ved endring av arbeidsoppgaver eller etter faste intervaller i regelverket for sektoren.
Sertifiseringer med utløpsdato — helsepersonell-autorisasjon, førerkort med kompetansebevis, sikkerhetskurs — kan og bør kontrolleres jevnlig. Dette er ikke inngripende kontroll, men ordinær dokumentforvaltning.
Hvorfor samtykke veier mindre internt
Et samtykke skal være frivillig. I et arbeidsforhold er den ansatte i et avhengighetsforhold til arbeidsgiver, og Datatilsynet legger derfor til grunn at samtykke sjelden er et robust grunnlag for kontroll av ansatte.
I praksis betyr det at du må kunne begrunne kontrollen i noe annet enn at den ansatte sa ja: lovkrav, avtale, eller en berettiget interesse som er dokumentert og avveid mot den ansattes personvern.
Interne referanser ved opprykk
Ved intern rekruttering til ny stilling er strukturert referanseinnhenting fra nåværende ledere og kolleger ofte mer treffsikkert enn ekstern kontroll — og mindre inngripende.
Samme prinsipper gjelder: like spørsmål til alle kandidater, dokumenterte svar, informasjon til den det gjelder, og sletting etter beslutningen. Referansio kan brukes til dette på samme måte som ved ekstern rekruttering.
Ofte stilte spørsmål
Strukturer referanseinnhentingen — også internt
Like spørsmål, dokumenterte svar og sporbart samtykke, enten kandidaten kommer utenfra eller sitter i huset. Første referansesjekk er gratis.
Start gratis